Grunderna för det systematiska kvalitetsarbetet
Verksamhet som bedrivs enligt LSS ska vara av god kvalitet vilket framgår av lagen. 5 § och 6 § första stycket LSS beskriver de övergripande målen och grundläggande värderingarna för socialtjänsten. SOSFS 2011:9 (Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete) anger föreskrifter som ska tillämpas i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i verksamhet som omfattas av 6 § LSS. Vidare regleras kvalitet i avtalen varje verksamhet har med respektive kommun.
Ledningssystemets funktion är att svara för att det systematiska kvalitetsarbetet i verksamheten kontinuerligt och långsiktigt utvecklas och säkras.
Ett ledningssystem är ett system som ska fastställa grundprinciper för ledning av verksamheten, ställa upp mål samt följa upp och utvärdera dessa mål. Det innebär att det ska finnas en organisatorisk struktur, en uttalad och tydlig ansvarsfördelning, dokumenterade rutiner, identifierade processer samt rutiner för planering, uppföljning och utvärdering.
Begreppet kvalitet kan definieras som ”grad till vilken en verksamhet uppfyller ställda krav” (Socialstyrelsen). God kvalitet i verksamhet kan beskrivas i termer av att tjänsterna svarar mot målen i gällande lagstiftning samt att de
- bygger på respekt för människors självbestämmande och integritet
- utgår från en helhetssyn och är samordnade samt präglas av kontinuitet
- är kunskapsbaserade och effektivt utförda
- är tillgängliga och jämlikt fördelade
- är trygga och säkra
Fastställande av uppföljningsbara mål
Företaget har en övergripande verksamhetsplan som täcker både LSS- och skolverksamhet. Vidare har varje verksamhet en lokal verksamhetsplan med mål i linje med målen i övergripande verksamhetsplan. I verksamhetsplanen fastställs verksamhetens mål utifrån LSS, Socialstyrelsens föreskrifter, övriga tillämpliga lagar, avtal med kommuner, företagets värdegrund, styrdokument och policys. Kvalitetsutvärderingar (brukare, anhöriga och medarbetare) samt sammanställningar av klagomål, synpunkter, fel, brister och missförhållanden ligger också till grund för verksamhetsplan. Aktiviteter för att uppnå målen samt vem som är ansvarig är fastställt i planen. Redovisning av föregående års uppsatta mål görs i början av nytt verksamhetsår i verksamhetsberättelsen. Kvalitetsarbetets inriktning och omfattning är anpassad till vad som krävs för att uppnå verksamhetens mål.
Brukarens genomförandeplan ligger till grund för arbetet kring den enskilde där de mål som gäller för insatsen framgår. Delmål, aktiviteter för att uppnå dessa samt hur ansvarsfördelningen ser ut fastställs i ett samarbete mellan brukare och stödperson i verksamheten och anges i genomförandeplanen. Målen har sin grund i de övergripande målen och grundläggande värderingarna i LSS, Socialstyrelsens föreskrifter, övriga tillämpliga lagar, avtal med kommun och företagets värdegrund. Sammanfattning av insatsens genomförande, måluppfyllelse samt revidering av genomförandeplan görs en gång per år. Mellan dessa utvärderingar görs uppföljningar mellan brukare och stödperson i form av samarbetssamtal och enkätutvärderingar som sedan dokumenteras.
Ansvarsfördelningen i kvalitetsarbetet
Ansvaret för kvalitetsarbete och arbetsuppgifter utifrån ledningssystemet följer fördelningen av ansvar och befogenheter inom organisationen samt enligt befattningsbeskrivningar. Grunden för den fördelningen är att ansvar och befogenheter för verksamhet, personal, ekonomi och kvalitet ska hållas samman. All personal ska vara delaktig i kvalitetsarbetet och på enhetsnivå är arbetsplatsträffarna vara ett centralt forum för kvalitetsfrågor.
Verksamhetschef ansvarar för att konkretisera fastställda, övergripande mål till operativa mål inom sin verksamhet. Verksamhetschefen ansvarar för planering av verksamheten samt att säkerställa att målen för verksamheten uppfylls och kontinuerligt följs upp och utvärderas (verksamhet, personal och budget). Verksamhetschefen ansvarar för att kontinuerligt utveckla verksamheten utifrån nya önskemål och lagkrav. Detta inkluderar att följa trender och efterfrågan bland kommuner och hos brukare som företaget bedriver verksamhet för.
Alla medarbetare har ansvar för att känna till och arbeta i enlighet med ledningssystemet för kvalitet.
Medarbetare/stödperson ansvarar för att planera metoder på väg till brukarens individuella mål i genomförandeplanen. Stödpersonen ansvarar för att genomföra samarbetssamtal med brukaren samt att följa upp och utvärdera insatsen i samarbete med brukaren. Stödpersonen ansvarar för dokumentation som rör detta.
Brukares delaktighet i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten
Arbetsplatsträffar mellan brukare och personal är ett forum där riskanalyser genomförs samt synpunkter på verksamheten tas upp, dokumenteras och följs upp kontinuerligt. Minnesanteckningar förs som följs upp vid nästkommande arbetsplatsträff.
Verksamheten genomför varje år en övergripande kvalitetsundersökning bland brukare och anhöriga där vi använder ett anpassat, datorbaserat verktyg. Resultatet analyseras samt redovisas tillsammans med åtgärder i verksamhetsberättelsen för det året samt ligger till grund för nästa års verksamhetsplanering. Enkäten innehåller frågor inom olika områden baserade på de grundläggande värderingarna i LSS samt företagets värdegrund. Resultatet visar hur tjänsterna svarar mot behov, upplevelse av kvalitet, kommunens mål och lagkrav.
Verksamheten ska kontinuerligt utvecklas utifrån nya önskemål och krav. Detta inkluderar att följa trender och efterfrågan bland kommuner och hos brukare som företaget bedriver verksamhet för. Verksamhetschef ansvarar för att bevaka frågor hos brukarorganisationer.
Medarbetarnas delaktighet i arbetet med att utveckla och säkra kvaliteten
Regelbundna arbetsplatsträffar och personalmöten samt planeringsdagar vid minst två tillfällen per år är forum där riskanalyser genomförs samt synpunkter och klagomål på verksamheten tas upp, dokumenteras och följs upp kontinuerligt. Minnesanteckningar förs som följs upp vid nästkommande arbetsplatsträff, personalmöte eller planeringsdag. Medarbetarsamtal hålls en gång per år. Uppföljningssamtal mellan personal och verksamhetschef hålls varje månad.
Företaget genomför varje år en övergripande medarbetarundersökning. Resultatet analyseras samt redovisas tillsammans med åtgärder i verksamhetsberättelsen för det året samt ligger till grund för nästa års verksamhetsplanering. Enkäten innehåller bl.a. frågor relaterat till arbetsmiljö samt företagets värdegrund.
Dokumentation och uppföljning av kvalitetsarbetet
Verksamhetsövergripande:
- Lokal verksamhetsplan och verksamhetsberättelse
- Kvalitetsutvärderingar (brukar-, närstående- medarbetar- och handläggarenkäter)
- Egenkontroll av verksamhet, arbetsmiljö, brandskydd samt livsmedelshygien
- Dokumentation från planeringsdagar, arbetsplatsträffar och personalmöten
- Riskanalyser
- Åtgärdsplaner
- Årshjul för aktiviteter
Individuellt brukare:
- Genomförandeplan
- Journalanteckningar
- Dokumentation från genomförandeplansmöten och samarbetssamtal mellan brukare och stödperson
Individuellt medarbetare:
- Kompetensutvecklingsplan
- Dokumentation från medarbetarsamtal och uppföljningsmöten
Områden som omfattas
Kvalitetssäkring
För att garantera en systematisk och fortlöpande utveckling och säkring av verksamhetens kvalitet finns styrdokument, rutiner, information och processer samlat på ett strukturerat sätt på intranät och/eller server och i skriftlig form i pärmar. Detta är uppbyggt efter följande områden;
- Vision, övergripande verksamhetsidé och värdegrund
- Övergripande och lokala verksamhetsplaner och verksamhetsbeskrivningar
- Organisationsbeskrivning
- Ansvarsfördelning
- Arbetsmiljö (systematiskt arbetsmiljöarbete, samverksansgrupp för arbetsmiljö, arbetsplatsträffar, jämställdhetsplan, beredskapsplan vid kris, hälsopolicy, alkohol- och drogpolicy, tobakspolicy friskvårdsarbete, statistik etc.)
- Brandskydd
- Livsmedelshygien
- Kommunikation och information, inköp, kontakt
- Lokaler
- Arbetssätt och pedagogisk inriktning
- Hantering av klagomål, synpunkter, fel, brister och missförhållanden
- Lokala processer och rutiner kring brukare och personal (arbetsgång vid mottagande av nya brukare, introduktion av ny personal etc.).
Verksamhetschef ansvarar för introduktion av ny personal samt uppföljning med personal. Vid de tillfällena går man igenom systemets uppbyggnad och säkerställer att all personal har god kännedom om det.
Tillgänglighet
Samtliga lokaler som har verksamhet som är riktad till brukare eller där besök tas emot ska vara fysiskt tillgängliga även för funktionshindrade. Rutiner för besök och möten finns.
Information om verksamheten samt kontaktuppgifter finns i informationsmaterial, på hemsida samt i kommuners och brukarorganisationers verksamhetsdatabaser.
Samverkan och samarbete
Rutiner finns för hur samarbete ska gå till. Brukaren (och i förekommande fall dennes företrädare) deltar i alla möten eller liknande som handlar om honom eller henne. Brukaren (eller dennes företrädare) tillfrågas efter samtycke till att utföraren får lämna och inhämta information från exempelvis biståndshandläggare och skola. När sekretess råder och samtycke inte finns så kan samråd och diskussion ske med avidentifierade uppgifter.
Dokumentation av genomförande av insats
Dokumentation i samband med genomförande av insatser sker i enlighet med SOSFS 2006:5 (Dokumentation vid handläggning och genomförande av insatser enligt SoL, LVU, LVM och LSS) i form av genomförandeplan och journalanteckningar. Rutiner för hur dessa ska utformas finns.
Fel och brister
Det finns en skriftlig rutin för hur fel och brister ska hanteras samt en blankett för mindre allvarliga incidenter. Det finns en skriftlig rutin för hantering av allvarliga missförhållanden samt en blankett (om inte kommunens egen används).
Synpunkter och klagomål på verksamheten
Det finns en skriftlig rutin kring klagomålshantering samt blankett för klagomål som vi informerar om samt lämnar till brukare/anhöriga/företrädare i samband med att man börjar hos oss. Rutinen för klagomålshantering samt blankett finns även beskriven på verksamhetens hemsida. Rutinen för klagomålshantering samt blankett finns också med i brukarens genomförandeplan. Skriftliga klagomål kan givetvis vara anonyma.
Personal- och kompetensförsörjning
Verksamheten ska ha den bemanning som behövs för att utföra uppdraget kring brukaren. Bemanningen svarar mot kommunens bedömning av stödbehov hos brukaren.
Personal ska ha den kompetens som krävs för att utföra arbetsuppgifterna. Det finns riktlinjer för rekrytering av ny personal som innehåller bl.a. arbets- och kravanalys på vad tjänsten innebär. Där kartläggs vilka färdigheter, kunskaper och erfarenheter som behövs för att utföra arbetsuppgifterna.
Även i samband med verksamhetsplanering kartläggs om någon kompetens saknas inom verksamheten. Medarbetare ges förutsättningar för kompetensutveckling som svarar mot verksamhetens behov och en individuell kompetensutvecklingsplan fastställs i samarbete mellan verksamhetschef och medarbetare.